Com o crescimento exponencial do comércio eletrônico, a entrega de encomendas em condomínios passou a ser uma atividade diária e intensa. Itens diversos — de roupas e eletrônicos a alimentos e medicamentos — chegam constantemente às portarias, o que demanda uma gestão cada vez mais eficiente e segura por parte da administração condominial.
Quando essa gestão é bem-feita, evita-se desde extravios e atrasos até conflitos entre moradores e funcionários. Mas como garantir que o fluxo de entregas funcione de forma organizada?
A seguir, destacamos boas práticas e soluções para uma gestão de encomendas eficiente e moderna.
1. Tenha um protocolo claro de recebimento
O primeiro passo é estabelecer regras claras sobre como os entregadores devem proceder ao deixar os pacotes. Defina se será permitido o acesso até a unidade, se as encomendas devem ser entregues apenas na portaria ou se será necessário o registro em um sistema. Esse protocolo deve ser formalizado e amplamente divulgado entre os condôminos e os funcionários.
2. Registre todas as entregas
Registrar as encomendas recebidas é essencial para manter o controle. Isso pode ser feito em um livro físico ou, preferencialmente, em um sistema digital, com dados como nome do destinatário, data, hora e identificação do entregador. Esse controle minimiza riscos de perdas ou mal-entendidos.
3. Invista em armários inteligentes
Os armários inteligentes são uma solução moderna e prática para condomínios de médio e grande porte. Neles, o porteiro armazena o pacote em um compartimento com senha individual, e o morador é avisado automaticamente via aplicativo ou SMS. Isso reduz a sobrecarga da portaria e aumenta a segurança do processo.
4. Treine a equipe de portaria
Funcionários bem treinados fazem toda a diferença. Eles devem saber como registrar corretamente os pacotes, como armazená-los com cuidado e como comunicar os moradores com agilidade. Em condomínios com portaria remota, esse processo também deve ser claro e bem orientado.
5. Tenha uma área exclusiva para armazenagem
Separar um local limpo, organizado e seguro para o armazenamento temporário das encomendas evita extravios, danos e confusões. Se possível, utilize prateleiras com identificação por unidade ou nome dos moradores, mantendo tudo visível e fácil de encontrar.
6. Avise os moradores com agilidade
Um sistema eficiente de comunicação com os moradores — seja por aplicativo, e-mail, SMS ou grupos de WhatsApp — permite que eles saibam imediatamente quando uma encomenda chegou, reduzindo o tempo de armazenamento e o risco de acúmulo.
7. Estabeleça um prazo de retirada
Para evitar o acúmulo excessivo de encomendas, o condomínio pode definir um prazo máximo para retirada, como 48 ou 72 horas. Isso ajuda a manter a área organizada e garante a rotatividade no espaço destinado às entregas.
A gestão eficiente de encomendas em condomínios é uma tarefa que exige organização, planejamento e tecnologia. Com processos bem definidos, ferramentas adequadas e comunicação clara, é possível garantir mais segurança, praticidade e tranquilidade tanto para os moradores quanto para a equipe de gestão.
Condomínios que investem nesse tipo de organização oferecem um serviço que, embora simples, tem um enorme impacto no dia a dia e na satisfação dos condôminos.
