Existe uma pergunta que derruba qualquer prestação de contas. Alguém comenta que a conta de água subiu muito no último ano, e então vem: subiu quanto? O silêncio que se segue não é falta de competência do síndico. É falta de série histórica — e essa é uma falha de método, não de pessoa.

A boa notícia é que o problema é mais fácil de resolver do que parece. Condomínio não sofre de falta de informação. Sofre de informação que ninguém transforma em série.

O prédio já produz dado todo mês

Pare para listar o que um condomínio gera em trinta dias: balancete, conta de água, conta de energia, folha de pagamento, notas de manutenção, chamados de moradores, registro de entrada e saída na portaria, reservas de área comum, segunda via de boleto, acordos de inadimplência.

É muito dado. E quase sempre ele é usado uma única vez — para pagar a conta do mês — e depois arquivado.

A escala disso aparece quando se olha o setor inteiro. Só entre os condomínios que usam uma das plataformas de gestão do país, foram registrados mais de 308 mil chamados em 2025: 92.931 administrativos, 86.317 reclamações, 84.643 de manutenção e 27.327 dúvidas, segundo o Censo Condominial 2025/2026.

Cada chamado desses é uma linha de uma planilha que quase ninguém abre. E dentro dela há informação sobre qual equipamento falha mais, qual bloco gera mais conflito, em que mês a manutenção estoura.

Um balancete é uma foto. Doze são um filme

Essa é a distinção que organiza todo o resto.

O balancete do mês responde a uma pergunta só: quanto gastamos. É um retrato estático, útil para aprovar contas e inútil para decidir qualquer coisa.

Doze balancetes lado a lado respondem outra coisa: para onde a despesa está indo, e em que ritmo. É essa pergunta que decide orçamento, obra, cota e contratação.

O Brasil tem 327.248 condomínios ativos, onde moram cerca de 39 milhões de pessoas. Entre 2022 e 2025, a cota condominial média subiu de R$ 413 para R$ 516 — uma alta de 24,9% em três anos, bem acima da inflação do período.

Agora a pergunta incômoda: quanto subiu a cota do seu condomínio nesse mesmo intervalo?

Se a resposta não vem em cinco segundos, o problema não é memória. É que ninguém montou a linha.

Os quatro números que realmente mudam decisão

Gestão por dados não exige painel bonito nem software caro. Exige quatro linhas atualizadas todo mês. Estas aqui:

1. Inadimplência acima de 30 dias

A média nacional chegou a 11,95% em 2025, o maior patamar da série histórica levantada pelo censo.

Esse é o indicador mais importante do condomínio, por um motivo prático: ele determina quanto do orçamento aprovado efetivamente entra no caixa. Um orçamento equilibrado no papel com 12% de inadimplência real é um orçamento deficitário.

Acompanhe o percentual, não o valor absoluto — o valor cresce junto com a cota e esconde a tendência.

2. Consumo de água e de energia, em m³ e kWh

Aqui está o erro mais comum: acompanhar a conta em reais.

Tarifa sobe sozinha, por decisão de agência reguladora, e mistura dois efeitos diferentes. O que interessa é o volume. Consumo subindo com a mesma ocupação significa uma de três coisas: vazamento, desperdício ou equipamento com defeito.

Um vazamento aparece no hidrômetro meses antes de aparecer na parede. Quem acompanha m³ encontra o problema enquanto ele ainda é barato.

3. Custo de manutenção por sistema

Separe por equipamento: elevador, bomba, portão, interfone, impermeabilização, bombas de incêndio.

A leitura que importa é a repetição. Quando o mesmo item aparece três vezes em doze meses, ele parou de ser manutenção e virou substituição adiada — e cada chamado novo torna a substituição mais cara, porque soma mão de obra emergencial ao preço do equipamento.

Essa é a linha que transforma “o elevador deu problema de novo” em um caso defensável de troca.

4. Uso das áreas comuns

Reserva de espaço, controle de acesso ou um caderno na portaria. Duas semanas de registro já mostram o que está vivo e o que só entra no rateio.

É o dado que evita duas decisões ruins simétricas: reformar um espaço que ninguém usa, e cortar um espaço que a maioria usa.

Como montar isso na prática

Uma planilha. Quatro linhas, doze colunas — um mês em cada coluna. Onde buscar cada número:

Inadimplência: o balancete mensal ou o relatório da administradora já traz o total em aberto. Divida pelo valor total faturado no mês.

Água e energia: na própria fatura, no campo de consumo medido. Anote o número, não o valor pago.

Manutenção: some as notas por tipo de equipamento. Se o balancete joga tudo em “manutenção e conservação”, peça à administradora a abertura por fornecedor.

Uso das áreas: o que você já tiver. Sistema de reserva, planilha da portaria, ou duas semanas de anotação manual.

Leva uma tarde para montar com os doze últimos meses. Depois disso, são quinze minutos por mês.

O que muda na assembleia

Reunião de condomínio costuma ser decidida por quem fala mais alto e por quem tem mais tempo de microfone. Dado muda isso sem precisar de confronto.

Uma linha mostrando consumo de água subindo 18% em oito meses, com a mesma ocupação, encerra em trinta segundos uma discussão que duraria quarenta minutos. Não porque vence o debate, mas porque remove o debate: não há o que opinar sobre um número medido.

Há um efeito menos óbvio e igualmente valioso: dado protege o síndico. Decisão apoiada em série histórica, registrada em ata, transfere para a gestão seguinte o raciocínio — e não apenas o resultado. Isso reduz o retrabalho típico da troca de síndico, quando a gestão nova desfaz escolhas cuja razão ninguém documentou.

Vale lembrar o contexto de quem faz esse trabalho: o salário médio do síndico no Brasil é de R$ 1.520, e boa parte acumula a função com outra ocupação. Justamente por isso, o tempo investido em medir rende mais do que o tempo investido em discutir.

O que muda na hora de buscar crédito

Quando o condomínio precisa financiar uma obra, a análise de crédito olha basicamente para a capacidade de pagamento: receita mensal em relação ao valor da parcela, histórico de inadimplência, regularidade da arrecadação.

O condomínio que já acompanha esses números chega à análise com a resposta pronta — e consegue simular com precisão o quanto a parcela pesa no orçamento antes de levar qualquer coisa à assembleia.

O que acontece com frequência é o contrário: o condomínio descobre a própria inadimplência durante a análise, e às vezes ela é maior do que o síndico imaginava. Medir antes evita a surpresa e permite tratar o problema — acordo, cobrança, ajuste de orçamento — em vez de ser pego por ele.

Um cuidado que quase ninguém menciona: LGPD

Dado de morador é dado pessoal. Registro de portaria, imagem de câmera, controle de acesso, histórico de inadimplência por unidade — tudo isso está sob a Lei Geral de Proteção de Dados.

Isso não impede a gestão por dados. Mas exige três cuidados básicos:

Finalidade definida. Coletar porque é útil para administrar, não por precaução indefinida.

Prazo de retenção. Imagem de câmera e registro de acesso não devem ficar guardados indefinidamente. Defina um prazo e cumpra.

Acesso restrito. Planilha com inadimplência por unidade não circula em grupo de WhatsApp de moradores. Exposição de devedor, além do risco sob a LGPD, já gerou condenação por dano moral em diversos tribunais.

Indicadores agregados — percentual de inadimplência, consumo total, custo de manutenção — não têm esse problema, porque não identificam ninguém. É mais um motivo para trabalhar com a série, e não com a lista.

Por onde começar esta semana

Gestão baseada em dados soa como coisa de prédio grande com dashboard. Não é.

Comece pelo que já está no arquivo: abra os doze últimos balancetes e preencha três linhas — água, energia e inadimplência.

Em uma hora você vai saber mais sobre o seu condomínio do que sabia na última assembleia. E na próxima vez que alguém disser que a conta subiu muito, você vai saber responder quanto.